Статуси замовлень у CRM-системі та за що вони відповідають
В цьому блозі ми розповімо про можливості статусів замовлення в CRM системі. Статуси замовлень у CRM-системі відіграють ключову роль в автоматизації, контролі та ефективному управлінні бізнес-процесами. Ось чому вони важливі:
- Контроль життєвого циклу замовлення
- Автоматизація процесів
- Аналітика та звітність
- Командна взаємодія
- Синхронізація з маркетплейсами та службами доставки
- Якість обслуговування клієнтів
Контроль життєвого циклу замовлення
Статуси відображають на якому етапі перебуває замовлення — від моменту його надходження до завершення (доставка, оплата, повернення тощо). Це дозволяє менеджерам швидко орієнтуватися в обсязі роботи та пріоритетах.
CRM “Продажі” має розділ по налаштуванню статусів обробки під назвою “Статуси”. Тут ви вже матимете статуси та групи статусів за замовчуванням, та за потреби можете створити нові для налаштування особистої воронки замовлення.
Список груп статусів. Групи за замовчуванням: Обробка , В Дорозі, Виконано, Скасовано.
Кожна группа має свою назву, колір, кількість статусів в групі та порядок.
Характеристика порядок відповідає за відображання статусів у системі та їх приорітет(чим він меньший тим більший в нього приорітет).
Для створення нової групи потрібно ввести її назву, пріорітет, статус, колір группи.
Список статусів обробки. Сатуси замовлень за замовчуванням:
Сатуси мають внутрішній приорітет та прив’язані до конкретної группи. Статуси за замовчуванням можна редагувати або створити нові за потреби.
Для створення статусу введіть його назву, оберіть группу статусів до якої він буде прив’язаний та пріоритет статусу в групі.
Налаштування статусів по діям до зволяє також обрати потрібні статуси для дій :
- Статуси з вибраним часом – дозволяють обрати дату та час для зв’язку з клієнтом.
- Статус замовлення в кошику – відповідає на зміну статусів у видалених замовленнях.
Автоматизація процесів
Зі статусами можна пов’язати автоматичні дії, наприклад:
надсилання повідомлень клієнтам,
створення ТТН та відслідковування доставки,
автофіскалізації,
присвоювання відповідального менеджера.
Це зменшує людський фактор та пришвидшує обробку замовлень.
Надсилання повідомлень клієнтам
Ви можете налаштувати автоматичну розсилку повідомлень за статусами за допомогою сервісів розсилок такі як “TurboSMS”, наприклад під час відправки або отримання посилки. Після зміни замовлення за обраним сервісом буде здійснена розсилка шаблонів повідомлення.
Автофіскалізація
Ви також можете налаштувати правила автофіскалізації за якими правилами та статусом чеки будуть створюватись автоматично. Правила ви можете налаштувати та обрати в модулях інтеграцій: CheckBox та Вчасно.Каса.
Присвоювання відповідального менеджера
Після зміни статусу замовлення до замовлення буде прикріплений відповідальний до нього Менеджер.
Створення ТТН та відслідковування доставки
Ви можете налаштувати співвідношення статусів між CRM та сервісами пошти такі як “Нова пошта” та “Укрпошта”
Після зміни статусу пошти, статус в CRM буде змінено згідно з налаштуванням.
Аналітика та звітність
CRM-системи формують аналітичні звіти на основі статусів:
кількість нових, оплачених, відправлених чи скасованих замовлень;
ефективність менеджерів;
товари за статусами.
Це допомагає приймати обґрунтовані бізнес-рішення.
Ви маєте можливість фільтрування загального списку замовлень за фільтрами статусів що допоможе вам швидко сортирувати замовлення та відслідковувати їх.
Статистика по доходу має воронку замовлень за статусами що дозволяє відслідковувати загальну кількість замовлень та їх стадії виконання.
Ви також маєте можливість відслідковування аналітики товарів за статусами замовлень та датою. Можете переглянути від яких товарів найчастіше відмовляються переглянути викуп та загальну маржу.
Також статуси дозволять переглянути статистику по менеджерам, подивіться кількість замовлень які обробляють менеджери.
Командна взаємодія
Різні статуси дозволяють розподіляти завдання між відділами:
обробка — менеджер,
пакування — склад,
доставка — логістика.
Воронка та доступ
Кожен бачить лише ті замовлення, які стосуються його етапу роботи.
Ви можете налаштувати додаткові модулі вікна обробки такі як: Упаковка, Call Hub, Доставка (Нова пошта, Укрпошта).
Call Hub має основні налаштування по типу скрипта та час автобронювання, також ви можете обрати статуси та їх приорітет обробки для менеджерів.
Пакування – ви можете обрати потрібні замовлення які потребують пакування, а також можливість автодруку ТТН та відображання замовлень за наявністю товарів.
Доставка – автоматизуйте роботу логістики в системі зробіть співвідношення статусів та система автоматично буде змінювати статуси доставки пошти на обрані статуси в CRM системі.
Ви також можете налаштувати до робітників системи можливості поєтапної обробки та воронку в цілому за допомогою “Матриці статусів”. Надайте менеджерам та працівникам складу доступи до статусів та з якого на котрий статус вони можуть робити зміни, це дозволить вам оптимізувати роботу та не бракувати замовлення.
Ви можете налаштувати доступ по статусам до конкретної ролі, яка є в системі. Якщо матриця є пустою то доступ буде до всіх статусів.
Інтеграція з маркетплейсами
Синхронізуйте роботу CRM з джерелами продажу такі як CMS та маркетплейси. Для коректної синхронізації з платформами, як-от Rozetka, Prom, OpenCart, WooCommerce, Хорошоп тощо, потрібно мати налаштоване співвідношення статусів. Це забезпечує однакову логіку відображення замовлення в усіх системах.
Ви можете налаштувати їх в системі в окремих модулях до кожної інтеграції.
Ви матиме спів відношення статусів у модулях по типу: Prom, Rozetka, Хорошоп.
Для інтеграйій з OpenCart та WooCommerce налаштування відбувається в адміністративній панелі.
Підсумок:
Статуси замовлень — це не просто мітки, а основа логіки CRM. Вони забезпечують структуру, прозорість і контроль над всіма етапами взаємодії з клієнтом. Правильне налаштування статусів це – ефективна робота команди та якісний сервіс.
